Bunnie Huang : A l’usine, Partie 4 sur 4 : Choisir (et conserver) un partenaire

Ce qui suit est donc la traduction de l’article de Bunnie Huang: The Factory Floor, Part 4 of 4: Picking (and Maintaining) a Partner. C’est donc lui qui s’exprime à travers le “je” utilisé dans l’article suivant. N’étant pas un traducteur professionnel, je suis ouvert à toute proposition d’amélioration que vous me soumettriez dans les commentaires.

N’hésitez pas à consulter les autres parties de cette série:

  1. Le Devis (ou comment faire une nomenclature)
  2. Concevoir pour l’industrialisation
  3. La Conception Industrielle pour les Startups
  4. Choisir (et conserver) un partenaire

Comme la baguette magique de Harry Potter, une bonne usine vous choisit autant que vous la choisissez. Oubliez le terme “fournisseur” et pensez “partenare”: Si vous faites les choses correctement, vous ne devriez pas être juste en train de donner des instructions à l’usine; il devrait y avoir un dialogue ouvert sur les compromis, et sur les possibilités d’amélioration. De plus, une relation saine avec une usine peut améliorer les délais de paiement, ce qui améliore les revenus mensuels. Dans certains cas, des crédits accordés par l’usine peuvent remplacer directement des campagnes de levées de fonds, des emprunts, ou des financements collaboratifs comme Kickstarter. Je considère donc les bonnes usines avec le même respect que j’ai pour les investisseurs ou les partenaires d’affaires.

Voici quelques choses basiques à ne pas oublier quand on met en place une relation avec une usine.

  • Il est facile de connaitre le coût, mais difficile de connaitre le prix.” Les réductions de coûts sont critiques pour n’importe quelle entreprise, mais personne ne doit y perdre au final. Quand vous négociez des prix, prenez du recul et vérifiez que tout est cohérent. Si un devis a l’air trop beau pour être vrai, c’est souvent qu’il l’est. Les usines qui perdent de l’argent sur une affaire vont tout faire pour le récupérer. Beaucoup de films d’horreurs de fabrication prennent leur racines dans des structures de coûts malsaines – la première priorité d’une usine est de survivre, même si cela demande de mettre des unités défectueuses dans des lots fonctionnels pour améliorer la marge, ou de confier votre projet phare à des ingénieurs novices, pour affecter plutôt les ingénieurs expérimentés à d’autres projets rentables.
  • Si vous n’arrivez pas à parler au chef, vous n’êtes personne.” Si vous travaillez avec une trop grosse usine, vous risquez de vous perdre dans les dédales de la bureaucratie, et de vous faire éjecter du planning au moment critique pour faire de la place aux gros clients. Si vous travaillez avec une usine trop petite, elle ne pourra pas vous fournir les services dont vous avez besoin. Ma règle pour choisir une usine de la bonne taille est de prendre la plus grosse usine dans laquelle vous réussissez toujours à parler au Lao Ban (le boss de l’usine) de manière régulière et récurrente. C’est un bon signe si le PDG est présent à votre premier rendez vous pour vous faire visiter l’usine et pour vous poser des questions précises sur votre travail pendant le déjeuner.
  • La lumière est le meilleur des désinfectant.” Si une usine refuse de me faire un devis avec une BOM ouverte, c’est à dire un devis dans lequel le coût de chaque composant, de chaque process et de chaque marge n’est pas clairement explicité (ce n’est pas la même utilisation du mot “ouvert” que pour le logiciel libre/open-source), alors je ne travaille pas avec elle. Les discussions sur les réductions de coût ne peuvent pas en effet se dérouler correctement sans transparence, car il y a alors beaucoup d’endroits dans lesquels on peut dissimuler des coûts cachés. De la même manière, si les discussions sur les prix se transforment en jeu de la taupe, dans lequel les réductions sur une ligne entrainent inexplicablement des augmentations sur d’autres lignes, n’insistez pas, allez voir ailleurs.

Les Devis

Un devis doit mentionner le prix de chaque composant, mais aussi les surplus, main d’oeuvre, surcharges, et frais fixes. Voici quelques détails utiles, mais pas toujours évidents, qu’il faut savoir à propos des devis:

  • Les surplus sont le résultat de ce que j’appelle le problème du hot-dog. Les saucisses s’achètent par 10, mais les pains s’achètent par 8. Donc tant qu’on ne prévoit pas 40 hot-dogs, il va rester des saucisses ou des pains. C’est pareil pour les composants, qui ne sont souvent approvisionnables que par lots de 3 000 pièces; donc une production de 10 000 unités produira un surplus de 2 000 composants (4 bobines = 12 000 pièces). Des bobines partielles existent, mais le coût par composant est bien plus élevé, car cela reporte le risque associé aux surplus sur le distributeur. Les surplus ne sont pas toujours mauvais – ils peuvent être réutilisés plus tard; donc tant qu’un rythme correct de production est maintenu, l’inventaire en excès se transformera régulièrement en revenus. Mais un ralentissement de la prod arrivera tôt ou tard, et là, la facture pour les composants surnuméraires va arriver, ce qui sera pénible pour les finances quotidiennes. Si un devis ne comporte pas d’indication sur les surplus de chaque composant, il est possible que l’usine vous fasse payer toute la bobine, mais qu’elle conserve les surplus pour son propre compte (c’est de là que viennent beaucoup de composants qui fleurissent sur le marché gris de Shenzen); ou bien ils finiront juste par vous envoyer une facture au moment où vous l’attendez le moins. D’après moi, il vaut mieux savoir tout cela dès le départ, pour être capable d’élaborer un business model réfléchi de A à Z.
  • Le coût de la main d’oeuvre est extrêmement complexe à estimer. Malgré tout, la bonne nouvelle est que pour les produits high tech, la main d’oeuvre ne représente qu’une petite partie du coût de production. La main d’oeuvre pour assembler 200 composants sur une simple carte en petits volumes pourrait être de 2 à 3 dollars, alors que faire la même chose aux Etats-Unis reviendra plutôt à 20-30 dollars. Donc même si du jour au lendemain la main d’oeuvre double en chine et diminue de moitié aux US, la Chine restera compétitive. Avec les bien de plus faible valeur, c’est le contraire; ils se délocalisent hors de chine (par exemple, c’est le cas des textiles), car les coûts de matière sont très bas, et la main d’oeuvre y représente une partie plus significative du prix final. D’habitude, je ne me plains pas trop des coûts de main d’oeuvre, puisque le résultat d’une main d’oeuvre moins chère est souvent une qualité plus basse, et que négocier trop durement sur ce poste peut forcer l’usine à dégrader la qualité de vie de ses ouvriers en essayant de gagner des queues de cerise.
  • Les marges de l’usine demandent aussi un peu de finesse pendant les négociations. Pour une usine, la juste marge dépend de la valeur ajoutée qu’elle a apporté au produit, et du volume de production. En ce qui concerne la marge, il n’y a pas de règle stricte facile à appliquer. Même si ici je vous donne des conseils, rappelez vous qu’il y a toujours des exceptions aux règles, et qu’on arrive toujours trouver un terrain d’entente. De même, la définition même de la “marge” dépend de l’usine. Certaines incluent les déchets, les surplus, et même les dépenses de R&D dans la “marge”, alors que d’autres détailleront ces éléments sur des lignes séparées, ce qui fait qu’il est important d’avoir une vue d’ensemble et d’utiliser son bon sens quand on parcourt un devis. En général, les taux de marges s’étaleront entre des nombres à un chiffres et des petits nombres à deux chiffres selon le volume, la valeur ajoutée, et la complexité du projet. Pour des petits lots (~1000 pièces) il peut y avoir aussi des frais de démarrage. Ces frais couvrent le temps requis pour mettre en route la chaine de montage et pour la démonter après une courte durée. Le débit d’une ligne a beau être très rapide, jusqu’à plusieurs milliers de pièces par jour, il prend aussi des jours à installer.
  • Les charges fixes, ou frais d’ingénierie non récurrents (NRE, non recurring engineering costs) – ce sont des frais à payer une seule fois quand on met en place une production, comme les stencils, les programmes CMS, les équipements de test. Il faut savoir que la réutilisation de ces outils pour différents clients est considéré comme une mauvaise pratique, donc si on a besoin d’un multimètre pour un test de production, ne soyez pas surpris si ce multimètre est intégré aux frais fixes. Cela est dû au fait que les différents clients ont généralement des habitudes très différentes en ce qui concerne la maintenance et l’utilisation des équipements de test. (NDT: et en plus les outillages de production sont rarement réutilisables, car ils dépendent de la machine utilisée dans chaque usine).

Conseils divers

Pour finir, voici quelques autres pensées à garder en tête.

  • Attachez vous à comprendre comment sont gérés les rebuts et les pertes exceptionnelles de rendement. Il y a plusieurs écoles autour de cela. Dans un monde idéal, on ne devrait payer que pour les objets bons à livrer, et l’usine devrait se charger des produits défectueux. Cela l’incite à maintenir une haute qualité de production, parce que chaque pour cent de taux de panne grignote sa marge. Toutefois, si le produit a un défaut de conception ou est trop difficile à fabriquer, et que le taux de rejet est élevé, l’usine risque d’expédier des produits défectueux ou de plus basse qualité dans un effort désespéré pour atteindre ses objectifs de productivité et de marge. Elle risque également de mettre les produits défectueux sur le marché gris dans un effort de récupération de ses pertes, ce qui finira par provoquer des problèmes de réputation. Il est bon de savoir en avance comment seront gérés ces aspects. Cela peut inclure, par exemple, une ligne de devis dédiée pour les rebuts, destinée à couvrir explicitement les problèmes de production.
  • A propos des rebuts et du rendement, commander plus d’unités que prévu par la demande est toujours une bonne idée. Ces extras serviront à gérer les problèmes de retours et d’échanges. Malgré tous les efforts déployés, des erreurs peuvent se produire, et parfois ce n’est pas de votre faute, comme pour les problèmes d’expédition. Commander 1000 objets pour répondre à une campagne Kickstarter de 1000 commandes signifie que les retours et échanges ne pourront être réglés que par remboursement, car il n’est pas possible de redémarrer une production juste pour une douzaine de pièces de rechange. En règle générale, je commande quelques pour cent de pièces en plus de ce qui est commandé pour les achats des clients, comme ça j’ai du stock d’avance. Les produits que je n’utilise pas pour cela me servent de démo, ou de cadeaux professionnels pour préparer les commandes suivantes!
  • Gardez un oeil sur les frais de livraison. Ceux-ci ne sont généralement pas indiqués dans les devis, mais ils ont un impact sur les bénéfices (surtout pour les projets à petit volume). Fedex est d’une grande aide pour gagner du temps, mais c’est très cher. Les frais de livraison peuvent grever les profits sur un petit projet, donc faites-y attention. Le conseil du pro: les transporteurs ont des réductions pour les clients qui expédient beaucoup de colis, mais vous devez les contacter directement pour négocier un rabais.
  • Frais de douane. N’oubliez pas que les composants importés en chine sans autorisation d’importation sont soumis à une taxe d’environ 23% de leur valeur. En Chine, la règle générale c’est taxe à l’entrée, mais sortie libre (duty free). Si des choses sont expédiées accidentellement à travers la frontière avec Hong Kong, attendez vous à payer un supplément pour la leur faire retraverser dans l’autre sens. Des grossistes spécialisés en frais de douane peuvent arrondir les angles – par exemple, certains grossistes réussissent à négocier une taxation au poids et pas à la valeur, ce qui est une bonne affaire en électronique. Je n’ai pas encore bien compris toutes les règles douanières, c’est un domaine qui bouge tout le temps – il y a de nouvelles règles, amendes, et tarifs exceptionnel à découvrir chaque mois. Il y a aussi plein de manières détournées pour faire entrer des trucs en Chine, mais je dors mieux la nuit en sachant que j’ai fait de mon mieux pour suivre toutes les règles. La raison pour laquelle les devis n’incluent pas les frais de douane, c’est qu’ils supposent toujours que vous avez une licence d’importation. Ces licences autorisent l’importation de bien sans frais, mais elles coûtent quelques milliers de dollars, leur obtention dure plusieurs semaines, et n’offrent absolument aucune flexibilité; elles sont liées avec une grande exactitude à la BOM exacte d’un produit. De petits changements de procédés industriels peuvent invalider la licence – il est connu que les officiers de douane comptent le nombre de capas de découplage sur le circuit, et si ça ne correspond pas à ce qui est écrit sur la licence, vous aurez droit à une amende en plus de la résiliation de la licence. Même des variations des matériaux utilisés dans le doublage intérieur de la boite décorative peuvent aboutir à une résiliation de licence. Cette méthode favorise les productions à gros volume, et pénalise les producteurs en petite quantité.

Comme on le voit, aller produire en chine n’est pas donné à tout le monde. Les surcoûts associés aux transports, voyages, douanes, et conférences en pleine nuit grossissent rapidement, surtout pour ceux d’entre nous qui sont basés en Europe (ou aux Etats-Unis). En règle générale, il vaut mieux pour un producteur européen de faire produire ses appareils en Europe tant que les volumes ne dépassent pas le millier de pièces, et il n’y a pas de réel avantage avant d’atteindre les 5 à 10 000 pièces. Ces valeurs sont à ajuster quand la production fait intervenir des techniques comme le moulage par injection, car la Chine a accumulé un énorme savoir faire dans ces méthodes qui demandent beaucoup de travail manuel. Le seuil de rentabilité sera bien plus bas pour ceux qui habitent près de la Chine, puisque les frais de transport, de voyage et de décalage horaire ne seront plus qu’une petite fraction de ce qu’ils représentent pour un pilotage depuis l’Europe ou les Etats-Unis. Cela se combine avec le fait que les gens du coin sont plus efficaces pour mettre à profit l’écosystème local chinois, ce qui permet des économies supplémentaires par rapport à un produit fabriqué exclusivement avec des composants disponibles en Europe ou aux Etats-Unis. D’autre part, de gros assemblages ou des systèmes utilisant beaucoup de composants soumis aux droits de douane peuvent être moins cher à fabriquer sur place, parce que cela économise le transport et les taxes. Au final, chacun devrait garder un esprit ouvert et devrait essayer de prendre en compte tous les frais et bénéfices secondaires avant de décider de délocaliser, ou de garder sur place, ses opérations de production.

N’hésitez pas à consulter les autres parties de cette série:

  1. Le Devis (ou comment faire une nomenclature)
  2. Concevoir pour l’industrialisation
  3. La Conception Industrielle pour les Startups
  4. Choisir (et conserver) un partenaire